Tecnicas de verificacion y conteo

CONTEO DE INVENTARIOS:

El objetivo de contar con un control de inventarios, es el de asegurar en forma confiable que las existencias físicas existentes en almacén sean iguales a las del sistema kardex físico, lo cual permitirá:

1. Una adecuada planeación para la reposición de stock, evitando suobesidad.
2. El espacio absolutamente necesario para un buen almacenamiento.
3. Transparencia de los rubros de existencia y costo de ventas en los estados financieros.

El control físico de inventario, se inicia a partir de un inventario físico, que según las condiciones de las existencias y de los almacenes en donde se encuentra debe realizarse como una acción integral y con una metodología que asegure su éxito final.

 

Metodología de inventario

 

Las metodologías para hacer inventario pueden ser variadas pero siempre una buena metodología de inventario físico debe estar divididaen tres fases importantes claramente definidas.

 

Fase de Actividades Preliminares.

 

• Ordenamiento previo del stock.
• Codificación del stock por ubicación
• Verificación física de la ubicación del stock de acuerdo con su codificación.
• Emisión y colocación de tarjetas de stock.
• Verificación de tarjetas de stock.
• Corte documental.
• Ordenamiento del stock de difícil conteo.
• Verificar que el ordenamiento del stock sea de una forma que mejores los tiempos de picking y packing.

 

Fase de conteo

 

1. Primer conteo físico al barrer.
2. Segundo conteo físico al barrer por personal diferente al primer conteo
3. Se llenan tarjetas de inventario número 2.

 

Fase de Verificación de conteo físico

 

1. Comparación de las tarjetas de inventario.
2. Comparación con el sistema de kardex, tarjetas de conteo físico VS. Kardex.
3. Actualización del sistema de Kardex al conteo físico.

 

Ventajas de tener un inventario físico bien hecho

 

Se debe saber que las ventajas de tener un inventario físico bien hecho, son varias:

• Tener las existencias totalmente ordenadas y almacenadas en el lugar elegido por la empresa.
• Tener los almacenes con las existencias totalmente ordenadas y codificadas respecto a un sistema de código de ubicación del almacén.
• Tener la base de su ajuste contable, con el debido sustento para las autoridades tributarias.
• Contar con un sistema de Kardex de almacén actualizado, respecto a:
  1. código de ubicación
  2. código de producto
  3. saldos correctos
  
  
  

  VERIFICACION DE INVENTARIOS:

   

  Verificación de inventario

  Una reciente revisión de los sistemas de administración de propiedades de ASTM International aclara el uso de la palabra "inventario" y permite la verificación electrónica de los activos dentro de una organización.
  La norma revisada, E2132, Práctica para la verificación de inventario: inventario físico y electrónico de activos, está bajo la jurisdicción del Subcomité E53.01 sobre Administración de procesos, parte del Comité E53 de ASTM International sobre Sistemas de Administración de las propiedades.
  La E2132 fue una de las primeras normas elaboradas por el E53 luego de su fundación en 2000. La norma incluye la manera de realizar la verificación de los activos dentro de una organización.
  Richard Shultz, gerente de activos de la empresa del Johns Hopkins University Applied Physics Laboratory, destacó que esta revisión tuvo dos fines. "El primer objetivo fue eliminar las confusiones con respecto al término ´inventario´", explicó Shultz, que es presidente del E53.01. "Las personas hacen inventarios y las organizaciones tienen inventarios. El primer uso del término se refiere a una acción y el segundo a un sustantivo. Entonces, ¿las organizaciones tienen inventarios o hacen inventarios?
  Shultz explicó que la norma revisada subsana esta cuestión al eliminar el uso de "inventarios" en la frase que indica una acción y reemplazarla por "verificación", explicando que según la nueva versión, las organizaciones ahora hacen verificaciones de los inventarios.
  "El segundo objetivo fue introducir la aceptación de un toque electrónico, o ping, como medio viable de verificar la existencia de un archivo", explicó Shultz. Destacó que las formas electrónicas de verificación afectan principalmente a los activos conectados a la infraestructura de tecnología de la información de una organización, tal como computadoras, impresoras y servidores.
  Según Shultz, una gran variedad de organizaciones, incluidas las empresas que cotizan en bolsa, contratistas del gobierno, universidades y agencias federales del gobierno, en la actualidad utilizan la E2132.
  "Las verificaciones eficaces de inventario requieren una adecuada planificación y ejecución", explicó Shultz. "A los usuarios les resultará útil la E2132 porque identifica los pasos para realizar una verificación: planificación, documentación, reconciliación, comprensión e informe de resultados".
  Recibimos con agrado a los representantes de todos los sectores que deseen participar en la evolución continua de la E2132 y otras normas del E53.
  "Invito a quienes realizan cualquier tipo de verificación de activos, ya sea verificación de materiales o equipos, a transformarse en miembros activos del E53", agregó Shultz.